Les fêtes, le grand défi des entreprises du retail

Novembre ! Le temps est venu pour les commerçants de s’organiser, de recruter, d’anticiper, de communiquer, bref de vendre le plus possible dans les meilleures conditions. Il s’agit d’une période durant laquelle le chiffre des ventes tend à s'accroître considérablement. Toutefois, au cours des dernières semaines qui précèdent les fêtes, les dirigeants ainsi que tout le personnel des sociétés du retail peuvent aussi être soumis au stress du fait de l’accroissement de l’activité. Les désagréments s’accumulent notamment lorsque les ressources humaines sont insuffisantes par faute de recrutement ou du fait d’un manque d’anticipation par rapport à la charge de travail.

 Magasin noël retail décorations (2)

 

Ressources humaines : à quoi faut-il se préparer lors des fêtes de fin d’année ?

 

La préparation des fêtes de fin d’année a lieu dès le mois de novembre. Les dépenses individuelles dédiées aux cadeaux, aux boissons, à la nourriture ainsi qu’aux déplacements sont évaluées aux environs de 569 euros en France selon une étude du Centre for Retail Research (2017) qui affirme que les Français dépensent une somme de 68,14 milliards d’euros pour les fêtes de Noël.

Pour le secteur du retail, plus du quart du chiffre d’affaires annuel est réalisé au cours des 2 derniers mois de l’année. Même si le e-commerce prend de plus en plus de place dans les habitudes des consommateurs, les boutiques traditionnelles restent indispensables. En effet, rien ne vaut le fait de pouvoir observer directement un produit avant de l’acheter. Pour les boutiques de cadeaux, les enseignes de prêt-à-porter, les distributeurs de jouets, les fleuristes, les chocolatiers et bien d’autres, il s’agit parfois d’une question de survie comme on a pu le constater avec les difficultés auxquelles a fait face l’enseigne de jouet La Grande récré.

 

 

Quels sont les grands enjeux ?

 

Noël, réveillon et Nouvel An, en fonction des spécificités des activités d’une entreprise, la gestion des ressources humaines à l’approche de ces événements s’avère compliquée, dans la plupart des cas. Selon les chiffres communiqués par une étude réalisée par Darès en août 2017, un salarié sur deux veut être en congé durant les vacances de Noël. Paradoxalement, dans le secteur de la vente, le mois de décembre impose des besoins en ressources élevés. Comment s’organiser ? Comment gérer les demandes de congé pour ne pas nuire à l’activités ?

Afin de répondre favorablement aux besoins de l’entreprise et à ceux des salariés, un grand nombre de sociétés parviennent à estimer des mois à l’avance leurs besoins en ressources humaines. Dans ce sens, le choix de contrats spécifiques, en vue d’optimiser les budgets et le mode de fonctionnement relève d’une grande importance. CDD, intérim, étudiant, à temps partiel, à temps plein, saisonnier etc ou même la solution de mutualisation des effectifs sont des solutions à comparer et évaluer pour un retour sur investissement optimal.

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Quelles conséquences pour un manque de préparation ?

 

Négliger la gestion des effectifs à l’approche des festivités de fin d’année est une erreur qui peut générer des impacts considérables sur le chiffre d’affaires d’une entreprise. Toutefois, les préjudices ne se limitent pas à cet aspect. La baisse de la qualité de service peut s’accompagner du risque de perte de clients fidèles. Sur le personnel, une mauvaise organisation peut aboutir au recours à des heures supplémentaires, à l’apparition de situations stressantes et à la démotivation des équipes. Ainsi, il ne s’agit pas seulement de recrutement mais aussi d’humain pour une meilleure performance.

Pour faire face à un contexte problématique de manque de ressources, certaines entreprises engagent rapidement des intérimaires. Toutefois, du fait d’un manque de temps pour une formation adéquate, les intérimaires n’arrivent généralement pas à répondre favorablement aux attentes. En outre, un manque d’anticipation et de préparation, peut priver une société de ses employés les plus qualifiés.

Si une mauvaise organisation durant les fêtes de Noël est source de stress et de manque à gagner pour l’entreprise, une stratégie intelligente permettra de maintenir un environnement sain et de créer de la valeur. Les directions des ressources humaines des grandes enseignes mettent en place un planning permettant de couvrir l’ensemble des besoins liés aux pics d’activités. Résultat : le stock s’épuise rapidement, le chiffre d’affaires augmente, les employés sont motivés etc.

 

 

Quelles clefs pour une bonne préparation ?

 

Pour les dirigeants d’une entreprise de retail, la gestion du planning de travail s’avère souvent compliquée lors des périodes de fêtes ou au cours d'événements particuliers : Noël, Nouvel An, vacances, soldes saisonniers, etc. Le planning prévisionnel hebdomadaire ou mensuel doit être établi de manière à adapter les horaires de travail de chaque employé en fonction de l’activité en boutique. Tout en considérant les droits des salariés.

Le planning des employés est établi en tenant compte des fonctions et missions de chacun sur la semaine. Même si l’on parle de planning hebdomadaire, la réalisation et la communication de celui-ci aux personnes concernées peuvent se faire des semaines à l’avance.

Une gestion de planning devra prendre en compte des facteurs tels que : les compétences de chaque salarié, le respect des droits de chacun, la satisfaction du personnel, les congés accordés à l’avance ainsi que la gestion des imprévus.

Le fait que Noël et différents jours de fête, autres que le 1er mai, soient fériés ne signifie pas obligatoirement qu’ils soient chômés. En effet, cela peut dépendre de plusieurs cas : accord d’entreprise, accord de branche ou convention. Un employeur peut aussi, par décision unilatérale, décider qu’un jour de fête soit non chômé. Il faut savoir que l’entreprise est tenue d’informer son personnel sur la période de prise de congés, au minimum 2 mois à l’avance.

 

 

Méthodes pour les acteurs de la vente

 

L’anticipation des pics d’activité est du devoir direct du département des ressources humaines avec son responsable des ressources humaines, son responsable de planification et son manager ou responsable d’équipe. Toutefois, les directeur commerciaux, directeur de l’innovation, directeurs de magasins etc ont tous leur contribution à apporter pour une période aussi exigeante car il ne s’agit pas seulement de planning ou de quand recruter mais aussi de performance et d’organisation. Quelle décision va dégager de la performance ? Quelle solution innovante permet le gain de temps et l’efficacité tant recherchée ? Comment motiver et former ses équipes ? C’est l’affaire de tous. La communication entre des personnes aux profils si différents est alors vitale au résultat.

L’annualisation des temps de travail est une méthode considérée comme efficace par les spécialistes du secteur. Elle apparaît comme une clef du succès pour l’organisation des plannings, selon le type d’activité. L’objectif ? Permettre la mise à disposition de ressources optimisées, c'est-à-dire le juste effectif, à tout moment. Elle vise alors à éviter le sous-effectif et le sureffectif. Elle peut être complétée par l’usage de logiciels RH.

La gestion des recrutements est un aspect à ne pas négliger pour relever le défi des fêtes. Il existe aujourd’hui des plateformes web proposant des aides aux entreprises dans le cadre de la gestion des effectifs dans les magasins. En effet, pour profiter d’un effectif optimisé, une firme dispose de plusieurs possibilités : recruter de nouveaux collaborateurs (CDI, CDD, etc.), avoir recours à l’intérim ou pour plus d’efficacité, à une agence de recrutement tel que Laponi, mutualiser les effectifs entre magasins ou préparer les employés plusieurs mois à l’avance et limiter les départs en congé. La mutualisation de ressources est une pratique de plus en plus prisée au sein de plusieurs enseignes. Cependant, elle doit être réalisée en respectant le principe du volontariat. Elle permet aux intéressés de travailler plus pour un meilleur revenu. Pour la boutique, l’intérêt consiste à avoir à disposition des personnes déjà compétentes.

 

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